O processo para a emissão de NF- e

Mas pode surgir a pergunta de onde emiti-las de forma segura e prática, e isso vai depender do seu negócio, já que precisa se adequar ao seu segmento, a quantas notas precisa emitir por mês e se vai ser emissor gratuito ou pago.

Como funciona um emissor de nota fiscal?

É um sistema onde são preenchidos os dados fiscais de uma operação comercial, e depois do arquivo eletrônico gerado, o mesmo é assinado digitalmente via certificado digital, que garante a integridade das informações, assim como a autoria da emissão. 

Logo após o documento é transmitido para a Secretaria de Fazenda (Sefaz) do seu estado, de forma online, assim o órgão faz a validação da nota e a autorização de uso do documento. Por fim, a nota fiscal também é transmitida para a Receita Federal e fica armazenada no repositório de notas nacional.

Já para transporte de mercadoria, é preciso que ela seja acompanhada do DANFE, que é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Como a nota é online e não precisa ser impressa, este documento contém os dados do documento e é apresentado em postos fiscais.

Como habilitar o emissor de nota fiscal eletrônica?

Para sua empresa poder emitir nota fiscal, é necessário alguns requisitos:

• Fazer o credenciamento de seu CNPJ perante a Sefaz;

• Efetuar o cadastro de autorização de uso;

• Possuir certificado digital (e-CNPJ A1 ou A3);

• Ter um emissor de nota fiscal.

Cada ferramenta possui um passo a passo diferente, então o preenchimento dessas informações pode ser variado de sistema para sistema para poder habilitar seu emissor de forma correta. Na maioria das vezes, quando você faz o cadastro de autorização de uso, já informa o CNPJ da empresa que fornece o emissor para sua empresa. Depois é só habilitar seu emissor conforme o modelo da nota que você vai emitir, e o fornecedor de seu emissor reconhece o uso do sistema por sua empresa. Logo em seguida você recebe um e-mail da Sefaz de seu estado, e este informa a conclusão do processo.

Se tiver alguma dúvida sobre algo, seu contador e a empresa emissora da nota fiscal podem te auxiliar neste processo.

Como baixar o emissor de nota fiscal eletrônica?

Hoje os emissores de nota fiscal não precisam mais de implantação, já que muitos sistemas já usam a tecnologia SaaS (na nuvem), para disponibilizar seu emissor aos clientes. Normalmente, após a contratação do software, a empresa libera o acesso via login e senha, assim você pode utilizá-lo em qualquer computador ou dispositivo.

Essa facilidade é permitida também, pois hoje existem certificados que são arquivos de computador, possibilitando a operação das empresas em diversos aparelhos. Isso varia de emissor para emissor, já que alguns emissores gratuitos ainda precisam de instalação, e por lá você encontra um tutorial.

Qual emissor escolher?

É sempre importante que você analise as necessidades da sua empresa antes de contratar um emissor. Tente responder perguntas como:

• Que tipos de notas preciso emitir?

• Quanto estou disposto a pagar por um sistema?

• Terei suporte especializado quando precisar?

• O emissor se adequa ao meu segmento?

• Quais vantagens ou benefícios extras terei com o emissor?

Analisar bem o que um emissor precisa ter para atender a sua empresa, faz com que você contrate o serviço correto para sua empresa. Além disso, te ajuda a economizar, afinal, a maioria dos sistemas possuem assinatura anual, e atualmente existem diversos tipos de emissores de notas fiscais no mercado. São sistemas para notas específicas, que lançam todos os tipos de documentos, ou outros até que fornecem soluções de gerenciamento de notas e backup.

Mas também é possível escolher emissores integrados a um sistema de gestão, já que além de lançarem suas notas, ainda conseguem fazer em apenas um lugar o controle financeiro, de vendas, estoque e ainda integrar com lojas virtuais e marketplaces, e isso pode ser uma ótima opção para o seu negócio.

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Gostou do post? Tem mais alguma dúvida sobre emissor de NF-e?